Guide de la facturation réussie

Comment les petites entreprises peuvent-elles facturer efficacement pour éviter les retards de paiement redoutés? Voici quelques conseils pratiques.

Inclure toutes les informations nécessaires dans une facture

Vous devez clairement indiquer le mot “facture” sur le document. En outre, vous devez inclure un numéro d’identification unique, le nom de votre société, son adresse et ses coordonnées, ainsi que le nom et l’adresse de la société du client que vous facturez. Une description claire de ce que vous facturez, la date à laquelle les biens ou services ont été fournis, la date de facturation, le montant facturé, le cas échéant, le montant de la TVA et le montant total dû.

logiciel de facturation

S’arrurer de connaître ses obligations

Les entreprises sont souvent étonnées qu’on exige qu’elles conservent leurs dossiers pendant six ans. Avoir une bonne piste à partir des documents de base comme les factures, les reçus et les paiements d’achat et de vente est souvent le point de chute des entreprises. Les entreprises qui ont un comptable devraient être au courant de tout problème de tenue de registres et des problèmes susceptibles de survenir. De plus en plus de dossiers sont conservés électroniquement, ce qui peut être plus efficace. Cependant, ils doivent encore avoir de bonnes pratiques telles que des sauvegardes régulières, un accès limité pour le personnel spécifique et des changements fréquents de mots de passe.

Identifier les causes de non-paiement

Les clients ne sont pas la seule raison pour laquelle les petites entreprises ne sont pas payées à temps. Il y a beaucoup d’aspects à respecter pour être payé à temps, de la qualité des factures et la conformité avec les processus des clients, au contrôle de crédit souvent limité par les coûts. Il est plutôt trop simple de supposer que c’est la mauvaise volonté du payeur qui est le problème principal.Les raisons sont multiples, allant d’une mauvaise livraison de la facture et des bons de livraison à l’utilisation abusive du système de “trade credit” par les clients qui ont des contraintes de trésorerie. Cependant, un logiciel de facturation permet généralement d’améliorer les envois de factures électroniques.Beaucoup d’entreprises ont pourtant cessé d’envoyer des relevés de compte et finissent par avoir de mauvaises lignes de communication avec leurs clients. Un escompte de règlement anticipé est généralement suffisant pour inciter certains d’entre eux à réagir, ce qui est bon aussi pour le facturateur car il réduit la TVA. Cela dit, jusqu’ à ce que la confiance des clients soit établie, peut-être faut-il envisager le paiement à la livraison.